PAGO DE EFECTIVO


Es aconsejable buscar cualquier protección posible cuando usted hace negocios con un banco. Aquí es cuando el Pago Efectivo entra en juego. Esta es una herramienta para detectar fraude, la que se ejecuta automáticamente desde el Departamento de Manejo de Efectivo en la mayoría de los bancos. Lo que hace es cotejar los cheques. Esto lo hace cotejando tres cosas: el número de cuenta, el número de cheque y la cantidad. Estos se revisan contra una lista de cheques que han sido autorizados y emitidos para la compañía de antemano. Si los tres no concuerdan, el banco no pagara el cheque. Esto es especialmente importante para prevenir fraude y robo de identidad.


Para usar el Pago Efectivo, una compañía debe enviar un archivo de cheques que hayan sido girados cada día, esto para cada día en que se firmen cheques. Luego, cuando estos sean presentados al cobro en el banco se comparan contra una lista automatizada de cheques transmitidos. La información que se envía al banco incluye el número de cheque, la cantidad, el número de cuenta, la fecha de emisión y a veces el beneficiario. Si un cheque en particular no coincide con el archivo computarizado automáticamente se convierte en un artículo en exención. Seguidamente el banco enviara a su cliente una imagen del cheque exento quien a su vez lo revisara y decidirá si el banco deba pagarlo o simplemente regresarlo. Puede o no haber un cargo por parte del banco para usar este tipo de servicio.

PREGUNTAS DE LA CONCILIACION BANCARIA


Si la cuenta de efectivo en un libro contable reporta crédito en el balance, en la hoja de balance aparecerá un balance negativo en esta cuenta. Este crédito, o un balance negativo, usualmente ocurren cuando una empresa o persona giran cheques en cantidad que excede la cuenta de efectivo en el libro contable. Si esto se reporta en la hoja de balance, deberá aparecer como una obligación corriente. Esto significa que no se verá como un activo corriente.


El termino “Ajuste de Libros” se usa para señalar movimientos requeridos en una entrada diaria. Estos movimientos no están en los libros pero sí en el estado de cuenta del banco. Por ejemplo: cargos por servicios bancarios, cargos por emisión de cheques, cargos por cheques rebotados, cobranzas hechas por su banco, intereses devengados y pago de préstamos. Todos estos movimientos puede ser que no aparezcan en los libros de su compañía o de una persona.


Un cheque rebotado debe también contabilizarse. El depositante debe reducir en su libro contable la cuenta de efectivo en la cantidad deducida en el estado de cuenta bancario. Asegúrese de incluir cualquier cargo aplicable al cheque rebotado, especialmente si hubo más de uno. Estos cargos pueden incrementarse rápidamente, tanto del banco como del establecimiento al que se emitió el cheque rebotado.

QUE ES LIBRO CONTABLE


Un paso importante para una conciliación bancaria en mantener un libro contable al día. Todo negocio debe tener uno y es aconsejable mantener uno para los registros personales. Esta es la herramienta principal usada en contabilidad y mantiene los registros del negocio al día. Cuentas para registrar depósitos, retiros, activos, activos fijos, ganancias y gastos se llevan en el libro contable. Es el resumen de todas las transacciones que se hacen, tanto en una cuenta personal como en una cuenta corporativa. En la mayoría de los casos, las cuentas se dividen en siete categorías básicas. Estas son: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, pérdidas y ganancias.
Del libro contable se desprenden dos cosas: el balance general y el estado de resultados. Cada cuenta podrá tener una o mas paginas en el libro contable. El registro se hará en el libro contable, los créditos al lado derecho y los debito al izquierdo. Cada cantidad debe también contener cierta información, tales como fecha, descripción de la transacción y el balance en ese momento. La cartilla de cuentas es el listado de los nombres de las cuentas en el libro contable. Cuando usted hace un balance de cuentas se denomina un balance de prueba y tiene el propósito de asegurarle que los debitos y créditos totales son iguales en el libro contable.

ESTRUCTURA DE LA CONCILIACION BANCARIA


Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.1. Conciliación Bancaria
La definición de Conciliación Bancaria es la comparación entre las cifras que tienen las cuentas de la contabilidad con las cifras que aparecen en los estados de cuenta del banco. Para que una conciliación bancaria esté correcta, el balance en los libros de contabilidad debe ser igual al balance en el estado de cuenta bancario de una persona o compañía. Esto no incluye artículos que no tengan que ver con el estado de cuenta bancario. El balance en sus libros para dinero en efectivo puede que nunca sea igual al balance en su estado de cuenta bancario. Esto se debe a depósitos pendiente, retiros recientes pero no registrados aún y a errores de su parte o de su banco. Incluso compras automáticas vía bancos, pude ser que no se registren de inmediato, como también ocurre con compras hechas usando tarjetas de debito. Preparar una conciliación bancaria puede confirmarle que el balance en su cuenta bancaria es verdadero lo que le dará tranquilidad.


El propósito de la conciliación bancaria es dar la oportunidad a compañías e individuos para que puedan encontrar discrepancias entre sus estados de cuenta bancarios y los registros contables. En tiempos pasados, cuando las cuentas se llevaban manualmente, era muy importante revisar las cuentas periódicamente para asegurarse que las cuentas estaban balanceadas. Era muy importante contar con un método confiable para hacer esta revisión. Hoy día es también importante ya que errores electrónicos pueden suceder, así como errores humanos.

VALORES QUE SE SUMAN Y SE RESTAN EN LA CONCILIACION



La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un  en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario  con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria. proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario. para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.
Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.
 Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

CLASES DE CONCILIACIONES


Existen dos clases de conciliación más comunes: individual y la conjunta, las cuales requieren para su elaboración del extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos y la conciliación anterior.
Con el extracto bancario de Bancafé y el reporte del libro auxiliar de bancos, se procede a realizar la conciliación individual, que por su importancia es la recomendada en todo tipo de empresa.
El procedimiento de la conciliación es comparar los débitos y los créditos del extracto con los débitos y créditos realizados en el libro auxiliar de bancos, si lo prefiere puede resaltar o señalar los datos concordantes:

Conciliación individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar.

El método consiste en observar las operaciones que realizó el banco y las operaciones que registró la empresa durante el ejercicio y otras que habían sido contabilizadas en el anterior período que se observan en la conciliación anterior, para llevar las diferencias en la conciliación bancaria, en notas de contabilidad, luego al comprobante de contabilidad de ajustes y registrarlas en el libro de bancos y otros libros principales.

La validez del libro auxiliar de bancos se comprueba cuando contiene todas las operaciones realizadas durante el ejercicio contable del mes demostradas y verificadas en el extracto bancario. 
Conciliación conjunta: como su nombre lo indica lleva a la par los dos saldos y en cada saldo se ajusta de acuerdo a las operaciones que le son propias, o porque de todas maneras se realizarán en el ejercicio económico siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario y el libro auxiliar.
Los valores conciliados en este caso son solamente las notas débito bancaria que son objeto de ajuste al libro auxiliar de bancos, porque los valores dejados de contabilizar por el banco se ejecutarán en el siguiente mes, y serán objeto de seguimiento hasta que se cumpla la transacción.
Gastos chequera: si por alguna razón se olvido registrar el valor de la chequera por el valor de $150.000 se procede en consecuencia:
Comisiones bancarias: se pueden dar por múltiples conceptos, por consignaciones de otras plazas, cobro de cheques, para el presente caso el extracto reporta $20.000. 
Cuota de manejo: cuando el banco le vende todo el paquete a las empresa, por ejemplo: chequera, tarjeta débito para los directores, tarjetas crédito, etc., estos servicios tienen una cuota de manejo, que se lleva a las cuentas: 
Cheques devueltos: si el banco devolvió un cheque por $300.000 y la empresa no conoce de tal situación se debe generar el siguiente registro de ajuste.
Ingresos bancarios: se pueden dar por conceptos de rendimientos, por otros valores recaudados a favor de la empresa, si corresponden a ingresos se registra. 
Servicio de la deuda: es posible que el banco descontó de la cuenta el servicio de la deuda compuesta por $1250.000 cuota de capital y $200.000 por concepto de intereses, en este caso se registra. 
Retenciones practicadas por el banco: del caso anterior en particular resultaron las retenciones en la fuente hechas por el banco sobre las consignaciones de tarjetas de crédito por la suma de $9.000 ($3.000+6.000) y que no habían sido tenidas en cuenta por la empresa, asimismo el banco no había registrado un cheque porque no había sido cobrado por el beneficiario, situaciones que fueron conciliadas. El único ajuste contable que resulta de esta conciliación es la nota  de contabilidad por las retenciones practicadas por el banco por concepto de credibancos. 
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