Es aconsejable buscar
cualquier protección posible cuando usted hace negocios con un
banco. Aquí es cuando el Pago Efectivo entra en juego. Esta es una
herramienta para detectar fraude, la que se ejecuta automáticamente
desde el Departamento de Manejo de Efectivo en la mayoría de los
bancos. Lo que hace es cotejar los cheques. Esto lo hace cotejando
tres cosas: el número de cuenta, el número de cheque y la cantidad.
Estos se revisan contra una lista de cheques que han sido autorizados
y emitidos para la compañía de antemano. Si los tres no concuerdan,
el banco no pagara el cheque. Esto es especialmente importante para
prevenir fraude y robo de identidad.
Para usar el Pago
Efectivo, una compañía debe enviar un archivo de cheques que hayan
sido girados cada día, esto para cada día en que se firmen cheques.
Luego, cuando estos sean presentados al cobro en el banco se comparan
contra una lista automatizada de cheques transmitidos. La información
que se envía al banco incluye el número de cheque, la cantidad, el
número de cuenta, la fecha de emisión y a veces el beneficiario. Si
un cheque en particular no coincide con el archivo computarizado
automáticamente se convierte en un artículo en exención.
Seguidamente el banco enviara a su cliente una imagen del cheque
exento quien a su vez lo revisara y decidirá si el banco deba
pagarlo o simplemente regresarlo. Puede o no haber un cargo por parte
del banco para usar este tipo de servicio.
Si la cuenta de efectivo
en un libro contable reporta crédito en el balance, en la hoja de
balance aparecerá un balance negativo en esta cuenta. Este crédito,
o un balance negativo, usualmente ocurren cuando una empresa o
persona giran cheques en cantidad que excede la cuenta de efectivo en
el libro contable. Si esto se reporta en la hoja de balance, deberá
aparecer como una obligación corriente. Esto significa que no se
verá como un activo corriente.
El termino “Ajuste de
Libros” se usa para señalar movimientos requeridos en una entrada
diaria. Estos movimientos no están en los libros pero sí en el
estado de cuenta del banco. Por ejemplo: cargos por servicios
bancarios, cargos por emisión de cheques, cargos por cheques
rebotados, cobranzas hechas por su banco, intereses devengados y pago
de préstamos. Todos estos movimientos puede ser que no aparezcan en
los libros de su compañía o de una persona.
Un cheque
rebotado debe también contabilizarse. El depositante debe reducir en
su libro contable la cuenta de efectivo en la cantidad deducida en el
estado de cuenta bancario. Asegúrese de incluir cualquier cargo
aplicable al cheque rebotado, especialmente si hubo más de uno.
Estos cargos pueden incrementarse rápidamente, tanto del banco como
del establecimiento al que se emitió el cheque rebotado.
Un paso importante para
una conciliación bancaria en mantener un libro contable al día.
Todo negocio debe tener uno y es aconsejable mantener uno para los
registros personales. Esta es la herramienta principal usada en
contabilidad y mantiene los registros del negocio al día. Cuentas
para registrar depósitos, retiros, activos, activos fijos, ganancias
y gastos se llevan en el libro contable. Es el resumen de todas las
transacciones que se hacen, tanto en una cuenta personal como en una
cuenta corporativa. En la mayoría de los casos, las cuentas se
dividen en siete categorías básicas. Estas son: activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos, pérdidas y ganancias. Del libro
contable se desprenden dos cosas: el balance general y el estado de
resultados. Cada cuenta podrá tener una o mas paginas en el libro
contable. El registro se hará en el libro contable, los créditos al
lado derecho y los debito al izquierdo. Cada cantidad debe también
contener cierta información, tales como fecha, descripción de la
transacción y el balance en ese momento. La cartilla de cuentas es
el listado de los nombres de las cuentas en el libro contable. Cuando
usted hace un balance de cuentas se denomina un balance de prueba y
tiene el propósito de asegurarle que los debitos y créditos totales
son iguales en el libro contable.
Recordemos que en este caso, las notas
debito significan una erogación para la empresa, puesto que
una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este
caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota
de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
Lasnotas crédito significan un ingreso
para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso
para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por
pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los
que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman
en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto,
se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que
causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes,
con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores
encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo
que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se
trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a
contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la
empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliación no busca que ningún momento “legalizar”
los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite
identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a
realizar los respectivos ajustes y correcciones.1. Conciliación
Bancaria
La definición de
Conciliación Bancaria es la comparación entre las cifras que tienen
las cuentas de la contabilidad con las cifras que aparecen en los
estados de cuenta del banco. Para que una conciliación bancaria esté
correcta, el balance en los libros de contabilidad debe ser igual al
balance en el estado de cuenta bancario de una persona o compañía.
Esto no incluye artículos que no tengan que ver con el estado de
cuenta bancario. El balance en sus libros para dinero en efectivo
puede que nunca sea igual al balance en su estado de cuenta bancario.
Esto se debe a depósitos pendiente, retiros recientes pero no
registrados aún y a errores de su parte o de su banco. Incluso
compras automáticas vía bancos, pude ser que no se registren de
inmediato, como también ocurre con compras hechas usando tarjetas de
debito. Preparar una conciliación bancaria puede confirmarle que el
balance en su cuenta bancaria es verdadero lo que le dará
tranquilidad.
El propósito de la conciliación bancaria es
dar la oportunidad a compañías e individuos para que puedan
encontrar discrepancias entre sus estados de cuenta bancarios y los
registros contables. En tiempos pasados, cuando las cuentas se
llevaban manualmente, era muy importante revisar las cuentas
periódicamente para asegurarse que las cuentas estaban balanceadas.
Era muy importante contar con un método confiable para hacer esta
revisión. Hoy día es también importante ya que errores
electrónicos pueden suceder, así como errores humanos.
La conciliación bancaria es un proceso que permite
confrontar y conciliar los valores que la empresa
tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los
valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un en el cual registra cada uno de los movimientos
hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y
consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la
respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada
movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un en el que se muestran todos esos
movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día
del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario con el saldo que la empresa tiene en sus libros
auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las
causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el
que conocemos como conciliación bancaria. proceso
que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos
registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el
extracto bancario. para determinar cual es la causa
de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que
los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no
coincidan, tenemos:
Cheques girados por la empresa y que no han sido
cobrados por el beneficiario del cheque.
Consignaciones registradas en los libros
auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la
empresa.
Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta
bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.
Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta
de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
Errores de la empresa al memento de registrar los
conceptos y valores en el libro auxiliar.
Errores del banco al liquidar determinados
conceptos.
Existen
dos clases de conciliación más comunes: individual y la conjunta,
las cuales requieren para su elaboración del extracto de cuenta
corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos y la conciliación
anterior.
Con
el extracto bancario de Bancafé y el reporte del libro auxiliar de
bancos, se procede a realizar la conciliación individual, que por su
importancia es la recomendada en todo tipo de empresa.
El
procedimiento de la conciliación es comparar los débitos y los
créditos del extracto con los débitos y créditos realizados en el
libro auxiliar de bancos, si lo prefiere puede resaltar o señalar
los datos concordantes:
Conciliación
individual:consiste
en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el
saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes
contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro
auxiliar.
El
método consiste en observar las operaciones que realizó el banco y
las operaciones que registró la empresa durante el ejercicio y otras
que habían sido contabilizadas en el anterior período que se
observan en la conciliación anterior, para llevar las diferencias en
la conciliación bancaria, en notas de contabilidad, luego al
comprobante de contabilidad de ajustes y registrarlas en el libro de
bancos y otros libros principales.
La
validez del libro auxiliar de bancos se comprueba cuando contiene
todas las operaciones realizadas durante el ejercicio contable del
mes demostradas y verificadas en el extracto bancario.
Conciliación
conjunta:como
sunombre
lo indica lleva a la par los dos saldos y en cada saldo se ajusta de
acuerdo a las operaciones que le son propias, o porque de todas
maneras se realizarán en el ejercicio económico siguiente, poniendo
de acuerdo los dos saldos: el bancario y el libro auxiliar.
Los
valores conciliados en este caso son solamente las notas débito
bancaria que son objeto de ajuste al libro auxiliar de bancos, porque
los valores dejados de contabilizar por el banco se ejecutarán en el
siguiente mes, y serán objeto de seguimiento hasta que se cumpla la
transacción.
Gastos
chequera:si
por alguna razón se olvido registrar el valor de la chequera por el
valor de $150.000 se procede en consecuencia:
Comisiones
bancarias:se
pueden dar por múltiples conceptos, por consignaciones de otras
plazas, cobro de cheques, para el presente caso el extracto reporta
$20.000.
Cuota
de manejo:cuando
el banco le vende todo el paquete a las empresa, por ejemplo:
chequera, tarjeta débito para los directores, tarjetas crédito,
etc., estos servicios tienen una cuota de manejo, que se lleva a las
cuentas:
Cheques
devueltos: si
el banco devolvió un cheque por $300.000 y la empresa no conoce de
tal situación se debe generar el siguiente registro de ajuste.
Ingresos
bancarios:se
pueden dar por conceptos de rendimientos, por otros valores
recaudados a favor de la empresa, si corresponden a ingresos se
registra.
Servicio
de la deuda:es
posible que el banco descontó de la cuenta el servicio de la deuda
compuesta por $1250.000 cuota de capital y $200.000 por concepto de
intereses, en este caso se registra.
Retenciones
practicadas por el banco:del
caso anterior en particular resultaron las retenciones en la fuente
hechas por el banco sobre las consignaciones de tarjetas de crédito
por la suma de $9.000 ($3.000+6.000)
y que no habían sido tenidas en cuenta por la empresa, asimismo el
banco no había registrado un cheque porque no había sido cobrado
por el beneficiario, situaciones que fueron conciliadas. El
único ajuste contable que resulta de esta conciliación es la nota
de contabilidad por las retenciones practicadas por el banco por
concepto de credibancos.
Un paso importante para
una conciliación bancaria en mantener un libro contable al día.
Todo negocio debe tener uno y es aconsejable mantener uno para los
registros personales. Esta es la herramienta principal usada en
contabilidad y mantiene los registros del negocio al día. Cuentas
para registrar depósitos, retiros, activos, activos fijos, ganancias
y gastos se llevan en el libro contable. Es el resumen de todas las
transacciones que se hacen, tanto en una cuenta personal como en una
cuenta corporativa. En la mayoría de los casos, las cuentas se
dividen en siete categorías básicas. Estas son: activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos, pérdidas y ganancias. Del libro
contable se desprenden dos cosas: el balance general y el estado de
resultados. Cada cuenta podrá tener una o mas paginas en el libro
contable. El registro se hará en el libro contable, los créditos al
lado derecho y los debito al izquierdo. Cada cantidad debe también
contener cierta información, tales como fecha, descripción de la
transacción y el balance en ese momento. La cartilla de cuentas es
el listado de los nombres de las cuentas en el libro contable. Cuando
usted hace un balance de cuentas se denomina un balance de prueba y
tiene el propósito de asegurarle que los debitos y créditos totales
son iguales en el libro contable.
Una conciliación
bancaria se puede preparar mediante un proceso paso-a-paso. Primero,
haga una lista de los depósitos en transito y compárelos con los
depósitos bancarios que se muestran en su registro diario. Detalle,
en su conciliación bancaria, los depósitos que no se hayan
registrado en su estado de cuenta bancario. Asegúrese que todos los
depósitos de meses anteriores se hayan registrado en su estado de
cuenta bancario del mes. Seguidamente, haga una lista de los cheques
emitidos y mediante el uso de un diario de desembolsos de efectivo,
marque todos los cheques que fueron pagados y que aparecen en el
estado de cuentas bancario de ese mes. Usando su conciliación
bancaria, anote todos los cheques que todavía no aparecen. Si hay
cheques no cobrados de meses anteriores, asegúrese de anotarlos como
cheques pendiente de pago del mes actual.
En caso haya cargos
de su banco, tales como cargos por retiros en cajeros automáticos,
regístrelo de la misma manera en que lo haría con un cheque emitido
por ese mismo monto. Créditos a su cuenta también deben registrarse
de esa misma manera. Regístrelos directamente en su libro de
contabilidad. Seguidamente calcule el balance de caja. Anote el
balance bancario en la conciliación bancaria y en el extremo
superior, anote el balance final en su estado de cuenta bancario.
Añada los depósitos en tránsito y registre el total de su
conciliación. Añada el total de depósitos en tránsito a su
balance bancario. Esto le dará un sub-total. Añada el total de
cheques flotantes a la conciliación y luego compute el balance del
libro. Haga esto sustrayendo el total de cheques flotantes del
sub-total. Su resultado debe ser igual al balance que usted lleva en
su libro contable.
Comprender
los elementos de análisis que proporcionen la comparación de las
razones financieras y las diferentes técnicas de análisis que se
pueden aplicar dentro de una empresa.
Describir
algunas de las medidas que se deben considerar para la toma de
decisiones y alternativas de solución para los distintos problemas
que afecten a la empresa, y ayudar a la planiacion de
la dirección versiones
que realice la organización
Utilizar
las razones más comunes para analizar la liquidez y la
actividad del inventario cuentas por cobrar, Cuentas por pagar,
activos fijos y activos totales de una empresa.
Analizar
la relación entre endeudamiento y apalanca miento financiero que
presenten los estados financieros, así como las razones que se
pueden usar para evaluar la posición deudora de una empresa y su
capacidad para cumplir con los pagos asociados a la deuda.
Evaluar
la rentabilidad de una compañía con respecto a sus ventas
inversion, en activos, inversión de capital propietarios y el
valor.
Determinar
la posición que posee la empresa dentro de el mercado competitivo
dentro del cual se desempeña.
Proporcionar
a los empleados la suficiente información que estos necesiten para
mantener informados acerca de la situación bajo la cual trabaja la
empresa.
Muchos negocios emiten
una gran cantidad de cheques tanto a empleados como a proveedores. En
estos casos Clarificación Corporativa puede usarse como un sistema
eficiente, de bajo costo y confiable para liquidar los cheques.
Cuando se emiten cheques contra su cuenta, mucha información
importante se captura electrónicamente, se procesa, empaca y luego
retorna a la compañía. Clarificación Corporativa proveerá a la
empresa detalles de todos los desembolsos, resaltará la eficiencia
en los procesos y permitirá a la compañía muchas habilidades en el
procesamiento de los cheques.
Muchos servicios característicos
están disponibles para aquellos que usan Clarificación Corporativa.
La cantidad sugerida de cheques recibidos en un mes es de 1000. Usted
podrá recibir una copia de todos los artículos anotados y un
resumen detallado del total del valor en dólares. Los cheques serán
ordenados por número de serie y la compañía obtendrá todos estos
datos en su propio lugar de negocios vía una computadora.
Ventajas de Usar el Banco
Cada negocio legítimo
necesita de un banco confiable y moderno que le maneje todas sus
cuentas. La escogencia de un banco que ofrezca una variedad de
servicios es un paso importante para lograr el manejo eficiente y
tranquilo de un negocio. Cuando usted esté buscando un banco, se
recomienda escoger uno que ofrezca muchos servicios dirigidos al
dueño del negocio. Hable con el gerente de sucursal y vea que clase
de cuentas y servicios le ofrecen antes de escoger un banco.
Usted
también querrá asegurarse que su banco le ofrece protección en
contra del robo de identidad, compras fraudulentas, protección de
sobregiro y otros servicios de protección. La escogencia de un banco
es un paso crucial para los dueños de negocios y uno debe sopesar
cuidadosamente todas las opciones antes de tomar una decisión. Puede
ser fácil seleccionar un banco con menos adornos, pero los
beneficios de un banco moderno tendrán mas peso que cualquier
objeción que UD pueda tener. El manejo del efectivo es importante no
solo para dueños de negocios, sino que también para toda persona y
el banco adecuado le ayudará a alcanzar sus metas de flujo de
efectivo.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el
cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta
bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito,
notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace
lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente
(la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide
con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que
es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos
valores no coinciden.
Uno
de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una
conciliación, es que a veces NO se sabe que hacer con los ajustes
hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o
recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con
la conciliación del mes correspondiente. Importante:
de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros
y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en
cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con
diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en
cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual de
darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya
registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales)
con y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para
ningún tipo de ajuste.
El saldo de caja y bancos aún cuando puede no ser
significativo al cierre de cada período por las cuentas que lo
integran involucra movimientos relevantes puesto que tiene una
estrecha relación con: (i) Fuentes de ingreso u obtención de fondos
y (ii) Egresos de fondos o desembolsos.
Tan cierto es lo expresado que en el TUO del Código
Tributario, se ha dispuesto presunciones para determinar la
obligación tributaria en función al rubro Caja y Bancos, claro está
en tanto se haya establecido la procedencia de su aplicación. En
efecto el artículo 71º establece la Presunción de ventas o
ingresos omitidos por diferencias en cuentas abiertas en Empresas del
Sistema Financiero; mientras que en el artículo 72º-A se ha
establecido la presunción de ventas o ingresos omitidos por la
existencia de saldos negativos en el flujo de ingresos y egresos de
efectivo y/o cuentas bancarias.
2. Control de Bancos
La apertura de cuentas en el Sistema Financiero,
debido a su naturaleza de liquidez, certeza, efectividad y porque
permite un mejor control del dinero constituye un procedimiento
normal y habitual en toda empresa.
Así en la mayoría de empresas se adopta como
sistema de control que todo cobro y todo pago deba realizarse a
través del Sistema Financiero, incluso el pago de remuneraciones, a
excepción de las partidas pequeñas para las cuales existe un fondo
fijo de caja.
Inclusive para efectos tributarios, a partir del año
2004 se ha dispuesto una regulación específica cuando se efectúen
pagos de obligaciones en efectivo y que corresponde al uso de medios
de pago - “Bancarización” (1). Desde el ejercicio 2008, los
parámetros a partir de los cuales resulta obligatorio su uso,
corresponden a S/. 3,500 o US$ 1,000.
3. Importancia de la Conciliación Bancaria La
conciliación bancaria constituye un mecanismo de control que permite
sustentar las razones de las diferencias entre el saldo que se
muestra en el Estado de Cuenta Bancario y el saldo que resulta según
libros contables. Resulta aconsejable que se elabore al cierre de
cada mes.
Asimismo, permite verificar que se haya realizado
una adecuada anotación de los cobros y pagos efectuados durante un
período, así como gastos vinculados y que los importes que se
consignan en el extracto bancario como en la contabilidad sean los
correctos.
Debe observarse como una directiva de control
interno que la Conciliación Bancaria no sea elaborada por el (los)
encargado(s) de efectuar los pagos y cobros en la entidad. Además,
la revisión y aprobación debe realizarla una persona con
responsabilidad en la entidad y encontrarse firmada por quien la
elabora como por el funcionario que la ha revisado.
4. Diferencias frecuentes entre el saldo en libros y
el saldo en bancos • Depósitos en tránsito: Son los depósitos
que realizo la empresa pero que el banco aun no lo considera.
• Cheques pendientes de cobro: Son cheques girados
a otras personas, quienes aun no han presentado al banco el título
valor para su cobro. Por tal razón, el banco no lo ha reconocido. Lo
señalado precedentemente nos obliga a referir cuándo se reputa
pagado un cheque. Pues bien, desde la perspectiva jurídica el cheque
es un título valor y que califica como orden de pago, esto es, se
entrega para su pago (pro solvendo), no es un instrumento de crédito
(como lo sería un pagaré).
Ahora bien, como correlato a lo anterior, el
artículo 1233º del Código Civil prescribe que la entrega de
títulos valores que constituyen órdenes (…) de pago, solo
extinguirán la obligación primitiva (léase la deuda), cuando
hubiesen sido pagados (…).
Nótese pues que, el efecto extintivo del pago se
configurará cuando en estricto se produzca el pago de tal título
valor por el obligado.
Sin perjuicio de lo anterior, y bajo una óptica de
práctica comercial, consideramos que el cheque al tratarse de una
orden de pago cuando se produzca su entrega al beneficiado (acreedor)
se reputará como “puesta a disposición” y por ende como pago.
Debemos entender por “puesta a disposición” aquella situación
en virtud de la cual puede aludirse al “cumplimiento de una
contraprestación”. De igual forma, en el caso que una empresa
cuente con la política de mantener los cheques en su poder a fin de
que sean recabados por el beneficiario, previa comunicación a éste,
cuando ello ocurra, se entenderá que dichos cheques están “puestos
a disposición” y por ende se habrían de reputar pagados en dicha
oportunidad y no cuando efectivamente lo recabe el acreedor.
• Cargos por servicios bancarios: Este supuesto
corresponde al cargo en cuenta corriente que realiza el banco por el
cobro de sus servicios de procesos, por las transacciones de los
clientes. Aquí la diferencia surgiría si difiere la oportunidad en
que la empresa reconoce el gasto frente al momento en que el Banco
efectúa el cargo respectivo.
Los gastos por mantenimiento, portes y
transferencias de cuentas que cobra el banco deben registrarse en la
cuenta 63. Servicios prestados por terceros, divisionaria
específica. • Cheques sin fondos: Este supuesto se produce
cuando se reciben cheques sin fondos suficientes. Aquí surge la
diferencia porque la empresa al recibir el cheque registra la
cobranza, no obstante el banco no registra ningún abono en cuenta
• Cheques Diferidos: La Ley de Títulos Valores,
Ley Nº 27287, en su artículo 189º establece que el Cheque Diferido
es una Orden de Pago, girado a cargo de un banco, bajo condición
para su pago de que transcurra el plazo señalado en el mismo título.
En este supuesto, la diferencia con el banco surgiría bajo dos
supuestos: (i) Si la empresa registra el cobro o pago en la fecha de
emisión del cheque y (ii) Si en la fecha en que el cheque debe ser
cobrado no se produce ello, surgiendo en este caso el supuesto de
cheques pendientes de cobro.
De las diferencias antes referidas, procede indicar
que solamente las dos primeras (Depósitos en tránsito y cheques
pendientes de cobro) corresponden a partidas conciliatorias, es decir
que no requieren un ajuste contable en el mes en que surgen, por lo
cual no modifican el saldo contable de la cuenta corriente materia de
conciliación. Por el contrario, los demás supuestos referidos
(cargos por servicios bancarios, cheques sin fondos, cheques
diferidos registrados en la fecha de emisión y errores en los libros
contables) sí implican un ajuste en el registro de las operaciones
en el mes en que se producen debido a que se ha producido una omisión
o error en el reconocimiento de las transacciones, por lo cual se
debe modificar el saldo contable de la cuenta corriente de un período
o mes específico.
Existen tres razones básicas por las cuales el saldo
del banco no concuerda con al que aparece en los libros de una compañía o
empresa:
1.- depósitos en transito
2.- cheques pendientes de cobro
3.- errores del banco
Al contrario de esto hay 5 razones fundamental por las
cuales el saldo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que
aparece en los bancos.
1.- cargos por servicios bancarios
2.- deposito de cheques sin fondos
3.- cobro de documentos
4.- pago de documentos
5.- errores en los libros
Una vez recibido el estado de cuenta bancario se
procede a preparar una conciliación bancaria, esta se hace para
determinar la razón de cualquier diferencia entre el saldo que aparece
en los libros y el que muestra el estado del banco existen tres formas
de conciliar los saldos del banco y el de los registros contables
(libros).
1.- a partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo del estado de cuenta
2.- con base en el saldo de cuenta se llega al saldo en libros
3.- por conciliación cuadrada, en la que se parte de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado
El procedimiento conciliar el saldo en bancos es:
se anota el saldo que aparece en el estado de cuanta del banco
con los comprobantes de deposito se verifica si los
depósitos realizados por al compañía concuerdan con los depósitos que
aparecen en el estado del banco
se identifican en orden numérico los cheques girados que hayan sido pagados por el banco de acuerdo al estado de cuenta
después de completar los puntos 2 y 3 , se revisa si existe algún error
El procedimiento para conciliar saldo en libros es:
anotar el saldo, tal como aparece en los libros de la empresa
se revisa si exciten algunos cobros de documentos e intereses realizados por el banco.
Se verifica si se han efectuado deducciones por:
Cargos por servicios bancarios
Cargos por cobro de documentos
Pagos de documentos e intereses
Depósitos de cheques SF recibidos de clientes
Elaborar una relación desde todas las deducciones, con importes y se restan del subtotal anterior.
Es aconsejable buscar
cualquier protección posible cuando usted hace negocios con un
banco. Aquí es cuando el Pago Efectivo entra en juego. Esta es una
herramienta para detectar fraude, la que se ejecuta automáticamente
desde el Departamento de Manejo de Efectivo en la mayoría de los
bancos. Lo que hace es cotejar los cheques. Esto lo hace cotejando
tres cosas: el número de cuenta, el número de cheque y la cantidad.
Estos se revisan contra una lista de cheques que han sido autorizados
y emitidos para la compañía de antemano. Si los tres no concuerdan,
el banco no pagara el cheque. Esto es especialmente importante para
prevenir fraude y robo de identidad.
