QUE ES UN LIBRO CONTABLE

Un paso importante para una conciliación bancaria en mantener un libro contable al día. Todo negocio debe tener uno y es aconsejable mantener uno para los registros personales. Esta es la herramienta principal usada en contabilidad y mantiene los registros del negocio al día. Cuentas para registrar depósitos, retiros, activos, activos fijos, ganancias y gastos se llevan en el libro contable. Es el resumen de todas las transacciones que se hacen, tanto en una cuenta personal como en una cuenta corporativa. En la mayoría de los casos, las cuentas se dividen en siete categorías básicas. Estas son: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, pérdidas y ganancias.
Del libro contable se desprenden dos cosas: el balance general y el estado de resultados. Cada cuenta podrá tener una o mas paginas en el libro contable. El registro se hará en el libro contable, los créditos al lado derecho y los debito al izquierdo. Cada cantidad debe también contener cierta información, tales como fecha, descripción de la transacción y el balance en ese momento. La cartilla de cuentas es el listado de los nombres de las cuentas en el libro contable. Cuando usted hace un balance de cuentas se denomina un balance de prueba y tiene el propósito de asegurarle que los debitos y créditos totales son iguales en el libro contable.

 

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PASOS PARA PREPARAR UNA CONCILIACION BANCARIA

Una conciliación bancaria se puede preparar mediante un proceso paso-a-paso. Primero, haga una lista de los depósitos en transito y compárelos con los depósitos bancarios que se muestran en su registro diario. Detalle, en su conciliación bancaria, los depósitos que no se hayan registrado en su estado de cuenta bancario. Asegúrese que todos los depósitos de meses anteriores se hayan registrado en su estado de cuenta bancario del mes. Seguidamente, haga una lista de los cheques emitidos y mediante el uso de un diario de desembolsos de efectivo, marque todos los cheques que fueron pagados y que aparecen en el estado de cuentas bancario de ese mes. Usando su conciliación bancaria, anote todos los cheques que todavía no aparecen. Si hay cheques no cobrados de meses anteriores, asegúrese de anotarlos como cheques pendiente de pago del mes actual.

En caso haya cargos de su banco, tales como cargos por retiros en cajeros automáticos, regístrelo de la misma manera en que lo haría con un cheque emitido por ese mismo monto. Créditos a su cuenta también deben registrarse de esa misma manera. Regístrelos directamente en su libro de contabilidad. Seguidamente calcule el balance de caja. Anote el balance bancario en la conciliación bancaria y en el extremo superior, anote el balance final en su estado de cuenta bancario. Añada los depósitos en tránsito y registre el total de su conciliación. Añada el total de depósitos en tránsito a su balance bancario. Esto le dará un sub-total. Añada el total de cheques flotantes a la conciliación y luego compute el balance del libro. Haga esto sustrayendo el total de cheques flotantes del sub-total. Su resultado debe ser igual al balance que usted lleva en su libro contable.


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UTILIZACION

• Comprender los elementos de análisis que proporcionen la comparación de las razones financieras y las diferentes técnicas de análisis que se pueden aplicar dentro de una empresa.
• Describir algunas de las medidas que se deben considerar para la toma de decisiones y alternativas de solución para los distintos problemas que afecten a la empresa, y ayudar a la planiacion de la dirección versiones que realice la organización
• Utilizar las razones más comunes para analizar la liquidez y la actividad del inventario cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, activos fijos y activos totales de una empresa.
• Analizar la relación entre endeudamiento y apalanca miento financiero que presenten los estados financieros, así como las razones que se pueden usar para evaluar la posición deudora de una empresa y su capacidad para cumplir con los pagos asociados a la deuda.
• Evaluar la rentabilidad de una compañía con respecto a sus ventas inversion, en activos, inversión de capital propietarios y el valor.
• Determinar la posición que posee la empresa dentro de el mercado competitivo dentro del cual se desempeña.
• Proporcionar a los empleados la suficiente información que estos necesiten para mantener informados acerca de la situación bajo la cual trabaja la empresa.
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CLARIFICACION CORPORATIVA

Muchos negocios emiten una gran cantidad de cheques tanto a empleados como a proveedores. En estos casos Clarificación Corporativa puede usarse como un sistema eficiente, de bajo costo y confiable para liquidar los cheques. Cuando se emiten cheques contra su cuenta, mucha información importante se captura electrónicamente, se procesa, empaca y luego retorna a la compañía. Clarificación Corporativa proveerá a la empresa detalles de todos los desembolsos, resaltará la eficiencia en los procesos y permitirá a la compañía muchas habilidades en el procesamiento de los cheques.

Muchos servicios característicos están disponibles para aquellos que usan Clarificación Corporativa. La cantidad sugerida de cheques recibidos en un mes es de 1000. Usted podrá recibir una copia de todos los artículos anotados y un resumen detallado del total del valor en dólares. Los cheques serán ordenados por número de serie y la compañía obtendrá todos estos datos en su propio lugar de negocios vía una computadora.

Ventajas de Usar el Banco

Cada negocio legítimo necesita de un banco confiable y moderno que le maneje todas sus cuentas. La escogencia de un banco que ofrezca una variedad de servicios es un paso importante para lograr el manejo eficiente y tranquilo de un negocio. Cuando usted esté buscando un banco, se recomienda escoger uno que ofrezca muchos servicios dirigidos al dueño del negocio. Hable con el gerente de sucursal y vea que clase de cuentas y servicios le ofrecen antes de escoger un banco.

Usted también querrá asegurarse que su banco le ofrece protección en contra del robo de identidad, compras fraudulentas, protección de sobregiro y otros servicios de protección. La escogencia de un banco es un paso crucial para los dueños de negocios y uno debe sopesar cuidadosamente todas las opciones antes de tomar una decisión. Puede ser fácil seleccionar un banco con menos adornos, pero los beneficios de un banco moderno tendrán mas peso que cualquier objeción que UD pueda tener. El manejo del efectivo es importante no solo para dueños de negocios, sino que también para toda persona y el banco adecuado le ayudará a alcanzar sus metas de flujo de efectivo.

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ESTRUCTURA

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:

Saldo del extracto bancario:           XXX

(-) Cheques pendientes de cobro:   XXX

(-) Notas crédito no registradas    XXX

(+) Consignaciones pendientes     XXX

(+) Notas debito no registradas    XXX

(±) Errores en el auxiliar              XXX

= Saldo en libros.                      XXX










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AUXILIAR DE BANCOS

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.








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SALDO DE LIBROS

Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe que hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente.  
Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningún tipo de ajuste.




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IMPORTANCIA DE LA CONCILIACION BANCARIA

1. Caja y Bancos

El saldo de caja y bancos aún cuando puede no ser significativo al cierre de cada período por las cuentas que lo integran involucra movimientos relevantes puesto que tiene una estrecha relación con: (i) Fuentes de ingreso u obtención de fondos y (ii) Egresos de fondos o desembolsos.

Tan cierto es lo expresado que en el TUO del Código Tributario, se ha dispuesto presunciones para determinar la obligación tributaria en función al rubro Caja y Bancos, claro está en tanto se haya establecido la procedencia de su aplicación. En efecto el artículo 71º establece la Presunción de ventas o ingresos omitidos por diferencias en cuentas abiertas en Empresas del Sistema Financiero; mientras que en el artículo 72º-A se ha establecido la presunción de ventas o ingresos omitidos por la existencia de saldos negativos en el flujo de ingresos y egresos de efectivo y/o cuentas bancarias.

2. Control de Bancos

La apertura de cuentas en el Sistema Financiero, debido a su naturaleza de liquidez, certeza, efectividad y porque permite un mejor control del dinero constituye un procedimiento normal y habitual en toda empresa.

Así en la mayoría de empresas se adopta como sistema de control que todo cobro y todo pago deba realizarse a través del Sistema Financiero, incluso el pago de remuneraciones, a excepción de las partidas pequeñas para las cuales existe un fondo fijo de caja.

Inclusive para efectos tributarios, a partir del año 2004 se ha dispuesto una regulación específica cuando se efectúen pagos de obligaciones en efectivo y que corresponde al uso de medios de pago - “Bancarización” (1). Desde el ejercicio 2008, los parámetros a partir de los cuales resulta obligatorio su uso, corresponden a S/. 3,500 o US$ 1,000.

3. Importancia de la Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria constituye un mecanismo de control que permite sustentar las razones de las diferencias entre el saldo que se muestra en el Estado de Cuenta Bancario y el saldo que resulta según libros contables. Resulta aconsejable que se elabore al cierre de cada mes.

Asimismo, permite verificar que se haya realizado una adecuada anotación de los cobros y pagos efectuados durante un período, así como gastos vinculados y que los importes que se consignan en el extracto bancario como en la contabilidad sean los correctos.

Debe observarse como una directiva de control interno que la Conciliación Bancaria no sea elaborada por el (los) encargado(s) de efectuar los pagos y cobros en la entidad. Además, la revisión y aprobación debe realizarla una persona con responsabilidad en la entidad y encontrarse firmada por quien la elabora como por el funcionario que la ha revisado.

4. Diferencias frecuentes entre el saldo en libros y el saldo en bancos
• Depósitos en tránsito: Son los depósitos que realizo la empresa pero que el banco aun no lo considera.

• Cheques pendientes de cobro: Son cheques girados a otras personas, quienes aun no han presentado al banco el título valor para su cobro. Por tal razón, el banco no lo ha reconocido.
Lo señalado precedentemente nos obliga a referir cuándo se reputa pagado un cheque. Pues bien, desde la perspectiva jurídica el cheque es un título valor y que califica como orden de pago, esto es, se entrega para su pago (pro solvendo), no es un instrumento de crédito (como lo sería un pagaré).

Ahora bien, como correlato a lo anterior, el artículo 1233º del Código Civil prescribe que la entrega de títulos valores que constituyen órdenes (…) de pago, solo extinguirán la obligación primitiva (léase la deuda), cuando hubiesen sido pagados (…).

Nótese pues que, el efecto extintivo del pago se configurará cuando en estricto se produzca el pago de tal título valor por el obligado.

Sin perjuicio de lo anterior, y bajo una óptica de práctica comercial, consideramos que el cheque al tratarse de una orden de pago cuando se produzca su entrega al beneficiado (acreedor) se reputará como “puesta a disposición” y por ende como pago. Debemos entender por “puesta a disposición” aquella situación en virtud de la cual puede aludirse al “cumplimiento de una contraprestación”. De igual forma, en el caso que una empresa cuente con la política de mantener los cheques en su poder a fin de que sean recabados por el beneficiario, previa comunicación a éste, cuando ello ocurra, se entenderá que dichos cheques están “puestos a disposición” y por ende se habrían de reputar pagados en dicha oportunidad y no cuando efectivamente lo recabe el acreedor.

• Cargos por servicios bancarios: Este supuesto corresponde al cargo en cuenta corriente que realiza el banco por el cobro de sus servicios de procesos, por las transacciones de los clientes. Aquí la diferencia surgiría si difiere la oportunidad en que la empresa reconoce el gasto frente al momento en que el Banco efectúa el cargo respectivo.

Los gastos por mantenimiento, portes y transferencias de cuentas que cobra el banco deben registrarse en la cuenta 63. Servicios prestados por terceros, divisionaria específica.
• Cheques sin fondos: Este supuesto se produce cuando se reciben cheques sin fondos suficientes. Aquí surge la diferencia porque la empresa al recibir el cheque registra la cobranza, no obstante el banco no registra ningún abono en cuenta

• Cheques Diferidos: La Ley de Títulos Valores, Ley Nº 27287, en su artículo 189º establece que el Cheque Diferido es una Orden de Pago, girado a cargo de un banco, bajo condición para su pago de que transcurra el plazo señalado en el mismo título. En este supuesto, la diferencia con el banco surgiría bajo dos supuestos: (i) Si la empresa registra el cobro o pago en la fecha de emisión del cheque y (ii) Si en la fecha en que el cheque debe ser cobrado no se produce ello, surgiendo en este caso el supuesto de cheques pendientes de cobro.

De las diferencias antes referidas, procede indicar que solamente las dos primeras (Depósitos en tránsito y cheques pendientes de cobro) corresponden a partidas conciliatorias, es decir que no requieren un ajuste contable en el mes en que surgen, por lo cual no modifican el saldo contable de la cuenta corriente materia de conciliación.
Por el contrario, los demás supuestos referidos (cargos por servicios bancarios, cheques sin fondos, cheques diferidos registrados en la fecha de emisión y errores en los libros contables) sí implican un ajuste en el registro de las operaciones en el mes en que se producen debido a que se ha producido una omisión o error en el reconocimiento de las transacciones, por lo cual se debe modificar el saldo contable de la cuenta corriente de un período o mes específico.

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RAZONES BASICAS

Existen tres razones básicas por las cuales el saldo del banco no concuerda con al que aparece en los libros de una compañía o empresa:

1.- depósitos en transito

2.- cheques pendientes de cobro

3.- errores del banco

Al contrario de esto hay 5 razones fundamental por las cuales el saldo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que aparece en los bancos.

1.- cargos por servicios bancarios

2.- deposito de cheques sin fondos

3.- cobro de documentos

4.- pago de documentos

5.- errores en los libros

Una vez recibido el estado de cuenta bancario se procede a preparar una conciliación bancaria, esta se hace para determinar la razón de cualquier diferencia entre el saldo que aparece en los libros y el que muestra el estado del banco existen tres formas de conciliar los saldos del banco y el de los registros contables (libros).

1.- a partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo del estado de cuenta

2.- con base en el saldo de cuenta se llega al saldo en libros

3.- por conciliación cuadrada, en la que se parte de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado

El procedimiento conciliar el saldo en bancos es:

se anota el saldo que aparece en el estado de cuanta del banco

con los comprobantes de deposito se verifica si los depósitos realizados por al compañía concuerdan con los depósitos que aparecen en el estado del banco

se identifican en orden numérico los cheques girados que hayan sido pagados por el banco de acuerdo al estado de cuenta

después de completar los puntos 2 y 3 , se revisa si existe algún error

El procedimiento para conciliar saldo en libros es:

anotar el saldo, tal como aparece en los libros de la empresa

se revisa si exciten algunos cobros de documentos e intereses realizados por el banco.

Se verifica si se han efectuado deducciones por:

 Cargos por servicios bancarios

 Cargos por cobro de documentos

 Pagos de documentos e intereses

 Depósitos de cheques SF recibidos de clientes

 Elaborar una relación desde todas las deducciones, con importes y se restan del subtotal anterior. 

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METODOS PARA ELABORAR UNA CONCILIACION BANCARIA

A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:

1) Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:

a). Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

b). Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

2) Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.
b). Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.

c). Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.
d). Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.

3) Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:
a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:
Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.

Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.

Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.

Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.
b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.

Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.

Notas de Débito y Credito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.

Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.


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NORMAS PARA LA ELABORACION DE UN DOCUMENTO

Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y así detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:

• Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos:
• Nombre de la empresa o razón social.
• Nombre del documento “Conciliación Bancaria”.
• Fecha a la cual se está elaborando el documento.
• Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
• Nombre de la persona que elabora el documento.
• Tipo de método a utilizar (opcional).
• Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se valla a utilizar para realizar la conciliación.
• Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
• saldos encontrados. (una sola columna)

En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos métodos el orden que explicaré en el numeral posterior. Lo único que varia en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.

· Pie del documento.- independientemente del método que se utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa. 

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PROCEDIMIENTO CONTABLE PREVIO PARA LA ELABORACION DE UNA CONCILIACION BANCARIA

Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe que hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente.  
Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningún tipo de ajuste.




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CONCEPTO

En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte más importante y delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento del este activo.


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INTRODUCCION

Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias.

 En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo.

 El presente documento trata sobre el procedimiento, métodos y las reglas de presentación para elaborar una conciliación bancaria.  

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