A
tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos
por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su
aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí
para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para
los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta
enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de
banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias
hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar
dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se
conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del
mismo:
1)
Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”,
donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y
solo se toman en cuenta en este renglón los:
a).
Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a
consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar
la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en
el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y
no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea
cobrado.
b).
Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo
general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el
banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero
no en estado de cuenta del mes.
2)
Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros”
donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de
empresa donde se encuentran:
a). Notas de Crédito: son todos los
abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de
giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre
otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.
b). Notas
de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por
concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados
devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información
respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.
c).
Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron
realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la
empresa.
d). Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los
depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente
registro.
3)
Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan
todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los
dos documentos cotejados:
a). Errores de la Empresa: es donde se
incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte
de la empresa, entre las cuales tenemos:
Cheques de diferentes
cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o
por debajo del monto de emisión.
Depósitos
de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un
monto por encima o por debajo del monto de emisión.
Cheques
mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados
fueron abonados en los libros de la empresa.
Notas
de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se
cargan en vez de abonarse y viceversa.
Depósitos
ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o
abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco,
ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
Cheques
Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de
vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que
hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del
mismo.
b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se
incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones
por parte del Banco, entre las cuales tenemos:
Cheques
de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto
por encima o por debajo del monto de emisión.
Depósitos
de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un
monto por encima o por debajo del monto de emisión.
Cheques
Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron
realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
Depósitos
Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron
realmente pero no fueron asentados en el banco.
Cheques
mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron
cargados en el estado de cuenta bancario.
Notas
de Débito y Credito mal ubicadas: son aquellos que por error se
cargan en vez de abonarse y viceversa.
Depósitos
ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o
abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que
un banco posee diversos clientes.
Importante:
el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí,
contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser
cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes
necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.
MAS INFORMACION
Es aconsejable buscar
cualquier protección posible cuando usted hace negocios con un
banco. Aquí es cuando el Pago Efectivo entra en juego. Esta es una
herramienta para detectar fraude, la que se ejecuta automáticamente
desde el Departamento de Manejo de Efectivo en la mayoría de los
bancos. Lo que hace es cotejar los cheques. Esto lo hace cotejando
tres cosas: el número de cuenta, el número de cheque y la cantidad.
Estos se revisan contra una lista de cheques que han sido autorizados
y emitidos para la compañía de antemano. Si los tres no concuerdan,
el banco no pagara el cheque. Esto es especialmente importante para
prevenir fraude y robo de identidad.
